重庆中民燃气有限公司

 

    一、会议的目的和意义

    会议是公司内部沟通的最有效方式之一，也是工作计划的布置、落实、检查的重要途径。建立会议制度目的在于规范各种会议的组织筹备、信息收集、信息沟通、会议记录、会议精神传达等工作，以提高会议效率、形成顺畅的沟通渠道，推进公司各项工作的顺利有序开展。

 

    二、会议种类

    1．总经理办公会

 

    1）总经理办公会由总经理或委托人主持召开，是总经理实施行政管理的高级会议。

    2）每月一次，在月份中（6日前）召开，具体会期由总经理依照情况临时决定，并由综合部负责提前通知。

    3）参加会议的成员为中层以上干部及总经理特别指定的列席人员。

    4）内容：一是由各部门总结汇报上月工作任务完成情况，分析存在的问题，并提出当月工作要点；二是各部门的高管提出工作要求，目标任务；三是总经理进行全面评价，并重点强调。

    5）会务：会前综合部落实上次会议决定事项的执行情况，并负责整理或收集主要议题；根据总经理指令，由综合部向全体与会人员发出会议通知并落实会议场所；由综合部指派专人负责记录并在整理会议纪要后，拟草月度工作要点，报总经理审核批准后下发，根据总经理指令，将会议纪要发送有关人员。

 

    2．总经理碰头会。总经理碰头会属临时性会议，不定时间，遇重大事宜时，总经理安排综合部通知高管参加，并根据需要通知相关人员列席。

 

    3．员工大会

    1）员工大会是公司全体职员参加的年度会议，由综合部组织协调，一年一次，在年初进行。由总经理或委托人主持召开。

    2）会议主要内容：年度工作总结；提出年度计划与工作安排；表彰先进。

 

    4．半月及半年工作会议

    属工作检查会范畴，主要是对当年或本月公司出台的工作计划或工作要点的进展情况进行跟踪检查。重点提示：

 

    1）在每年的七月或每月的20日召开，由综合部组织协调，总经理主持召开。

    2）参加会议的成员为部门中层领导及总经理特别指定的列席人员。

    3）综合部按照总经理指示收集整理议题。主要议题有：公司上半年或上半月工作通报；公司业务工作总结及下半年（月）工作计划（追赶目标）；公司财务、合同、应收账款等具体业务讨论；各职能部门上半年（月）工作总结。

    4）由综合部指派专人做会议记录，报总经理审核下发，原件交综合部存档。

 

    5．专题专门会议。针对公司当前的工作重点，由分管领导组织召开专题会议，所涉及到的部门和相关工作人员参加。对于不同的专题会议，要求制定详细的工作方案进行研究。

 

    6．部门周例会。每周一召开。由各岗位主管汇报上周工作，找出不足；部门负责人总结并提出当周工作安排。同时要求分管领导必须参加所分管部门三分之二的周例会。

 

    7．其他专业外部会议。公司员工外出参加由政府、行业协会和其他组织机构主办的会议，要征得部门领导同意，如需出差，要按规定办理出差申请手续。员工外出开会要做好会议记录，返回公司后，在一周内整理有关资料，向部门负责人或总经理室提交报告，必要时召开会议进行传达。

 

    三、会务安排及注意事项

 

    1．相关部门和人员应通知参会人员会议的时间、地点、组织形式、参会要求、资料准备等，还应做好会前准备，包括会议资料的准备、会场的布置、清洁卫生。

    2．各类会议都要作好会议记录。    

    3．总经理办公会及职员大会，参加人员必须按时到会，原则上不准请假。

 

    四、会议制度的几点体会

 

    1．会前充分准备、会上击中要害、会后督促落实。

    2．会议布置要细致、具体，所需的资料尽量完整。

    3．吃透会议精神实质，整理会议资料以便对执行情况进行检查。

    4．处理好“大”会与“小”会的关系。领导除了开大会之外，还要不失时机地召开“小”会，以便更深刻、更周密、更彻底地解决各类问题。

 

    概括起来，会议必须是有准备的、有针对性的、及时的；会议过程应简明扼要，直奔主题；开一次会，就要解决问题，坚决杜绝走过场、讲排场、夸夸其谈，说大话、说空话、说假话的会议；组织会议是形式，贯彻落实才是根本；会议制度尚需进一步完善，工作还要做得更细，才能更好地达到召开会议的真正目的。